令和５年定例監査
報告書を拝見したところ、今回は局別件数では建設局で、区分別件数では、歳出の契約区分で、指摘数が多かった。
Ｑ 令和５年定例監査における指摘の傾向について認識を伺う。
Ａ（監査担当部長）
〇令和５年定例監査では、１６局に対し、１１８件の指摘及び意見・要望を実施。
〇そのうち、本年、局別で最も件数の多かった建設局について指摘等の内容をみると、重点監査事項のテーマとした公園等における樹木のナラ枯れ対策事業に関する指摘のほか、単価契約による工事に関する指摘が多い状況。
〇年によって監査対象とする事項が異なるため、指摘件数の増減に関する説明は困難であるが、重点監査事項のテーマ設定なども指摘件数に影響する可能性。
〇本年の指摘では、
・重点監査事項について指摘がなされたケース
・同じ年に局内の複数の部署で同様の誤りが指摘されたケース
・ある部署で起きた誤りが翌年以降も同じ局の別の部署で同様に繰り返されているケース
などの事例。
〇多くの部署で同様に見られる指摘については、各局において、指摘を受けた部署のみの問題とするのではなく、どこの部署でも起こり得る問題として改善に取り組むことが、再発防止の上で重要。
〇このため、各局に対して、繰り返されている同様の誤りの事例等について、職員向けメールマガジンにより、わかりやすく発信していくとともに、監査担当者を対象とした監査情報連絡会の場で、直接、情報提供を行うなど、再発防止に向け注意喚起を実施。
重点監査事項を見ると、各局における重要施策が対象になっており、これらについて丁寧に見ることで指摘が増え、今後の改善につながることは、都民にとって望ましいと考える。
一方で、
・同じ年に局内の複数の部署で同様の誤りが指摘されたケース
・ある部署で起きた誤りが翌年以降も同じ局の別の部署で同様に繰り返されているケース
については、答弁にもあったとおり、再発防止に向けた取り組みが必要と考える。
答弁では、「職員向けメールマガジンによる発信」や、「監査担当者に向けた情報提供」など、都職員の意識づけによる解決を目指した対応をとっていることがわかる。
一方、「令和５年定例監査報告書」における具体的な監査指摘の内容を見ると、
・契約や記録の漏れ
・見積書や納品書の事後の徴取
・施工内容と支払い内容の不一致
・類似の複数の契約における応札者の重複
・契約変更手続きを行わないままの業務の追加や削減
・立会検査の省略
・電子データの納品不備
など、手続きのデジタル化を進めるなかで、システム側で不備について受け付けないようにすることで対応できそうなものが散見される。
私は、都議会議員に就任した１年目から、監査や内部統制で指摘されたヒューマンエラーについては、行政手続きのデジタル化のなかで、未然防止に取り組むべきと述べてきた。
Ｑ 生産年齢人口の減少は行政部門にも波及することから、誤りの効果的・効率的な防止のため、監査結果を庁内における電子申請システムの見直しにつなげていくべきと考えるが、見解を伺う。
Ａ（監査担当部長）
〇監査指摘について、誤りが発生した要因について分析すると、
・指導育成やノウハウの継承等が不十分なため、職員の制度趣旨やルール等に対する理解が不足
・組織におけるチェックや相互連絡の体制が実質的に機能していない
などが主なものとして考えられる。
〇誤りの再発防止に向け、各局においては、誤りの原因や経緯を検証し、指導育成の充実やチェック体制の見直しなど、実効性のある改善措置を実施した上で、その内容を局全体に確実に浸透させる必要。
〇また、ご指摘のとおり、システムの機能により誤りを自動的に防止するしくみは、全庁的に業務のＤＸ化が進められている中、有効な対応策となり得ることから、各局における検討の参考となるよう、指摘した事例等について情報提供を実施。
〇あわせて、監査にあたっても、現在、進めているデジタル技術活用監査を推進するなど、より効果的で効率的な監査の実現に向け取り組んでいく。
既に、デジタルサービス局の「東京都契約請求システム」の開発にあたる担当者に、未然防止の観点で「令和５年定例監査報告書」に目を通してもらったところ、システム側で対応できるものは少なくない、との見解をいただいている。連携して進めていただくことを求めて、質疑を終える。
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